Come digitalizzare i documenti dei clienti: dal foglio firmato al fascicolo

Perché la carta rallenta ancora

Moduli compilati a mano, deleghe firmate, contratti con firme a ogni pagina: anche negli uffici più organizzati la carta resta. Il percorso tradizionale — scanner, email, cartella, caricamento manuale — moltiplica i passaggi e gli errori, e spesso il documento finisce nel posto sbagliato.

Il metodo in quattro passi

Con un gestionale che integra fotocamera e AI il percorso si accorcia a un gesto:

• 1. Dalla pratica o dalla scheda del cliente si apre l'acquisizione: compare un QR code
• 2. Il telefono inquadra il QR e apre la fotocamera guidata, senza app
• 3. Si fotografano le pagine in ordine
• 4. All'invio le foto diventano un PDF unico, allegato dove serve

I documenti d'identità: lettura con l'AI

Per i documenti d'identità il passo successivo è automatico: l'intelligenza artificiale legge nome, codice fiscale, data e luogo di nascita, residenza, numero, rilascio e scadenza del documento. Dove esiste un controllo (carattere del codice fiscale, zona MRZ) il dato viene verificato. L'operatore vede un'anteprima campo per campo e conferma prima di salvare.

Qualità delle foto: tre regole

Per ottenere PDF leggibili bastano poche attenzioni, che la fotocamera guidata aiuta a rispettare:

• Foglio intero dentro la cornice, su un piano scuro
• Luce uniforme, senza riflessi
• Attendere la messa a fuoco: lo scatto parte quando il foglio è nitido

Conservazione e privacy

I documenti dei clienti sono dati personali: vanno archiviati cifrati, con accessi limitati e registrati, e devono poter essere esportati o cancellati. In Gestionale Sindacato i file sono cifrati con la chiave dell'archivio e replicati su tre regioni europee; ogni accesso resta nel registro attività.

Domande frequenti