Approfondimento: Documenti dal telefono
Il problema: la carta firmata
Anche nell'ufficio più digitale restano i fogli: la delega firmata dal cliente, il modulo compilato a mano, il contratto con le firme a ogni pagina. Di solito finiscono in uno scanner condiviso, poi in una email, poi in una cartella, e infine qualcuno li carica nella pratica giusta. Ogni passaggio è tempo perso e un'occasione di errore.
La soluzione: QR, foto, PDF
Dalla pratica o dalla scheda del cliente si apre l'acquisizione: a video compare un QR code. Il telefono dell'operatore lo inquadra e apre una pagina del gestionale stesso, con la fotocamera posteriore e una cornice che guida l'inquadratura. Si scattano le pagine una dopo l'altra; all'invio il gestionale le riceve e le unisce in un unico PDF.
Il file compare subito a video, già allegato dove serve. Se il documento è un documento d'identità, può partire direttamente la lettura con l'AI.
Sicurezza della sessione
Il QR contiene un codice temporaneo, valido pochi minuti e utilizzabile una sola volta: la pagina del telefono resta sul dominio del tuo gestionale e consegna le foto solo alla sessione che le ha chieste. Le foto non restano sul telefono dentro il gestionale e il PDF finale viene archiviato cifrato.
- Codice temporaneo e monouso
- Nessuna app da installare
- Consegna solo alla sessione che ha generato il QR
- Archiviazione cifrata del PDF
Dove si risparmia davvero
Un modulo di tre pagine passa dallo scanner, dalla posta e dal caricamento manuale a un unico gesto: inquadrare, scattare, inviare. Per chi riceve decine di clienti al giorno allo sportello, la differenza si misura in ore alla settimana.