Approfondimento: Pratiche e fascicoli
Che cos'è un fascicolo digitale
Un fascicolo digitale è il contenitore unico di una pratica: i dati del cliente, il modello da cui è nata, i documenti caricati, le note, le scadenze, chi l'ha lavorata e in che stato si trova. Sostituisce la cartella di carta, le email sparse e i file sul desktop di un collega.
Nel gestionale ogni fascicolo ha un codice univoco e resta collegato all'anagrafica del cliente: dalla scheda del cliente vedi tutte le sue pratiche, aperte e chiuse, con i documenti di ciascuna.
Stati di avanzamento che parlano la lingua del tuo ufficio
Gli stati sono configurabili: si definiscono nomi, colori, ordine e quali stati chiudono la pratica. Gli archivi nascono con un insieme pronto che copre il ciclo tipico.
- Aperta — la pratica è nata e ha un responsabile
- In lavorazione — qualcuno ci sta lavorando
- In attesa documenti — la checklist non è completa
- Trasmessa — inviata all'ente, con data e operatore
- Chiusura positiva o negativa — l'esito resta nello storico
Ritrovare qualunque pratica in pochi secondi
L'elenco delle pratiche si filtra per cliente, codice fiscale, modello, stato, operatore, sede, origine (ufficio, Sportello Online, collaboratore) e periodo. Le colonne e i filtri visibili si scelgono dall'elenco stesso; i contatori in testa mostrano quante pratiche ci sono in ogni stato.
Dal fascicolo all'archivio, senza perdere niente
Ogni fascicolo si esporta come pacchetto ZIP con tutti i documenti; l'export massivo prepara l'intero archivio in background, con gli elenchi di contatti, pratiche e documenti in Excel. Utile per controlli, passaggi di consegne e conservazione.